Як підприємцю організувати роботу з програмним РРО
Українське податкове законодавство встановлює вимоги для підприємців проводити всі операції через реєстратори. Не використовувати РРО можуть лише деякі категорії ФОП, але більшість підпадає під норми закону про обов’язкове застосування касового апарату. Таким чином ДПС збирає інформацію про отриманий дохід, контролює проведення платежів і сплату податків.
Наразі замість звичного касового апарата можна застосовувати програмні рішення – ПРРО. Спеціальне ПЗ встановлюється на будь-який гаджет, підключається до сервера ДПС, виконує фіскальні функції. Але просто встановити застосунок недостатньо: підприємцю потрібно правильно зареєструвати ПРРО, налаштувати та організувати щоденну роботу з реєстратором.
Вибір програмного РРО для бізнесу
До того, як буде здійснена реєстрація ПРРО, потрібно визначитися, з якою програмою працюватиме бізнес. ПРРО має підтримувати фіскалізацію через ДПС, формування електронних чеків, роботу з товарами та інтеграцію з обліком або CRM, якщо це потрібно підприємцю.
Серед доступних на українському ринку рішень – безкоштовний ПРРО від ДПС, а також комерційні сервіси «Вчасно.Каса», Checkbox, Cashalot та інші. Вони відрізняються функціоналом, ціною, можливостями інтеграції з обліковими системами, CRM та інтернет-магазинами, тому програму варто вибирати з врахуванням специфіки бізнесу.
Під час вибору варто оцінити не лише вартість, а й зручність роботи, наявність технічної підтримки, можливість роботи на кількох касах та автоматизацію звітності.
Подання заяви до ДПС
Після вибору ПЗ необхідно зареєструвати ПРРО, використовуючи електронний кабінет, що розміщений на сайті податкової. ФОП подає заяву за формою № 1-ПРРО, де зазначаються дані господарської одиниці та самої каси. Після обробки заяви ДПС дає ПРРО унікальний номер і програмна каса отримує статус зареєстрованої.
Реєстрація касирів
Після того, як реєстрація ПРРО для ФОП здійснена успішно, треба визначитися, хто працюватиме з програмою. Якщо з касою працюватимуть наймані працівники, їх необхідно зареєструвати як касирів. До ДПС подається повідомлення про надання даних щодо КЕП або печаток, які використовуватимуться для роботи – заява № 5-ПРРО.
Кожен касир має авторизуватися в програмі за допомогою власного КЕП, що дозволяє ідентифікувати особу, яка проводить розрахункову операцію.
Інструкція з реєстрації ПРРО і касирів
- Подати форму № 20-ОПП – адже треба повідомити ДПС про об’єкт, де використовуватиметься ПРРО.
- Подати заяву № 1-ПРРО через електронний кабінет, зазначивши дані програмної каси.
- Дочекатися квитанції № 2 – вона підтверджує успішну реєстрацію ПРРО та фіксацію за ним фіскального номера.
- Подати повідомлення № 5-ПРРО про КЕП касирів, які працюватимуть з програмною касою.
- Завантажити або відкрити ПРРО, авторизуватися з КЕП і провести налаштування перед початком роботи.
Налаштування процесу роботи
Перед початком продажів потрібно внести номенклатуру товарів або послуг, налаштувати ставки ПДВ (за наявності), способи оплати та інші параметри роботи каси. Обов'язково варто протестувати відкриття та закриття зміни, формування чеків і повернень.
Також підприємцеві доцільно прописати внутрішні правила роботи з ПРРО: хто відкриває зміну, як оформляються повернення та як діяти в разі появи технічних збоїв.
